Friday, November 25, 2016

Pada posting sebelumnya saya membahas mengenai fungsi logika (Fungsi IF) dalam excel untuk Mencari data yang sama dalam Excel dalam satu baris. Hal ini cukup membantu bagi saya jika saya mendapatkan data berbentuk elektronik.

Lalu bagaimana jika data yang kita terima tersebut terdapat beberapa kelompok / bagian yang ingin diketahui jumlah data yang kita terima. Mungkin anda agak bingung apa hubungannya cerita saya ini dengan pivot table ?

Oleh karena itu saya coba ilustrasikan: Dalam suatu perusahaan dalam bidang industri tentu terdapat karyawan yang jumlahnya sangat banyak, sehingga untuk bagian kepegawaian mungkin memerlukan pengelompokan data atas jumlah karyawan per bagian / Divisi maupun jenis kelamin pekerja dimana penginputan data karyawan tersebut sesuai no ID atas dasar tanggal masuk pada perusahaan tersebut. Dengan adanya pengelompokan tentunya akan mempermudah jika suatu saat pihak perusahaan diminta oleh pihak luar mengenai data statistik atas karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Berikut asumsi jika kita mempunyai data seperti di bawah ini :

contoh data yang akan dikelompokan

Lalu bagaimana jika ada pertanyaan berapa jumlah jumlah karyawan Laki-laki dan berapa jumlah karyawan Perempuan pada perusahaan tersebut ? Jika data yang masih puluhan kita dapat menghitung secara manual atau dengan menggunakan Filter data dalam Ms. Excel berdasarkan Laki-laki atau perempuan. Namun bagaimana jika diminta dalam bentuk Hardcopy ? tentu kita akan kesulitan, karena kita harus membuat file baru dengan cara memisahkan berdasarkan jenis kelamin.

Langkah membuat Pivot Tabel untuk #mengelompokkan data :

1. Perhatikan table yang saya asumsikan Data Karyawan PT. Mondar Mandir. Pada cell (A4) tersebut saya beri angka (1) s.d cell (G4) saya beri angka (7) agar mempermudah dalam memberikan penjelasannya. Untuk angka (7) adalah bukan data sebenarnya, namun sebagai baris pembantu untuk mewakili dari tiap karyawan.

2. Pilih area (A3) sampai dengan (G30) Pilih menu Insert - pivot table seperti gambar di bawah ini :

Area pembuatan pivot table

Setelah anda pilih menu menu pivot table maka akan menghasilkan windows Create Pivot Table:

Convert pivot table

Perhatikan bagian "choose where you want the pivottable report to be placed" terdapat 2 pilihan.
a. New Worksheet : artinya Pivot table akan di tempatkan di sheet excel yang baru
b. Existing Worksheet : artinya hasil Pivot table akan akan ditempatkan pada sheet sama dengan memasukan cell tertentu atau pada sheet lain sesuai keinginan kita.

3. Kita asumsikan memilih New Worksheet maka akan menghasilkan secara otomatis seperti di bawah ini selama cursor kita berada pada cell A3 yang akan menghasilkan menu Pivot table tools (1).

Pivot table tools

Saat anda memilih analyze pada Pivot Table Tools maka secara otomatis akan menampilkan menu option pivot table yang ditunjukkan dengan angka (2) dan Pivot Table Field (3) sesuai dengan yang terdapat dalam data yang akan kita rekap.

4. Dari langkah ke 3 tersebut baru kita dapat mulai mengelompokkan dengan memilih Pivot Table Field (3) sesuai yang akan kita kelompokan.

field pivot table

Hasil pivot table tersebut mungkin agak membingungkan bagi saya karena akan menghasilkan daftar yang panjang, oleh karena itu saya lebih menyukai dengan option pivottable dalam bentuk klasik. Untuk merubah menjadi klasik adalah dengan cara pada langkah ke.3 pilih (1) lalu pilih (2) pada penjelasan saya sebelumnya hingga tampil Pivot Table Options, lalu kita pilih Display dan classic pivot table seperti gambar di bawah ini :

pivot table option

Sehingga akan menghasilkan tablepivot table seperti di bawah ini :
Hasil pivot table

dari hasil inilah baru kita dapat memodifikasi Pivot table field (3) dengan cara drag and drop dari field yang telah kita pilih, seperti gambar di bawah ini :

Pivot table fields

Perhatikan perubahan pada bagian coloumns di atas. Dengan memindahkan jenis kelamin ke coloumns maka pivottable akan berubah dan menjadi lebih simple seperti di bawah ini :

susunan pivot table field

atau jika diperlukan tgl mulai bekerja maka anda tinggal memilih pivot table field (3) pada tgl mulai bekerja :

kelompok data

Pivot table ini dapat juga digunakan untuk data barang yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan. Anda dapat memodifikasi penempatan field apakah pada row atau pada coloumns dan jangan lupa perhatikan field values yang mempengaruhi hasil pivot tablenya. Jika datanya berbentuk nilai maka gunakan value field setting dengan jumlah memilih sum pada summarize value field by :

value field setting pivot table

Demikian Cara Menggunakan #PivotTable untuk mengelompokkan data, dan sebaiknya dalam membuat tabel pada excel, gunakanlah selalu format table. Karena format style table tersebut dapat mempermudah dalam melakukan perhitungan secara otomatis. Semoga bermanfaat.



1 komentar:

masukan kelompok buku, komputer, kalkulator, printer dalam satu kolom, sebagai alat bantu dalam mengatur pada langkah pivotfield. Jika dalam artikel saya ini bisa dilihat pada tabel No.ID.
Untuk menampilkan data, sebetulnya tidak perlu menggunakan sheet 2 dan sheet 3. Cukup dengan mengunakan filter header table dari hasil pivot.

Silahkan berkomentar dengan sopan, terkait artikel yang sedang anda baca. Akan sangat saya hargai jika tidak meninggalkan link. Terima kasih atas kunjungannya.